Når du påsat dommerne til de forskellige opgaver, der er til et stævne eller blot vil fortælle dem, at du er begyndt på planlægningen af stævnets afvikling; herunder hvilke opgaver, som den enkelte dommer skal udføre, så er det nemmeste at sende dommerne en mail.
Du kan sende en mail til dommerne, der har tilmeldt sig til dit stævne, direkte fra oversigten over stævner og events i dommermodulet. Fremgangsmåden er følgend
- Du logger på med brugernavn og password.
- Du klikker på ikonet til administrationsdelen i dommermodulet. Dommermodulet viser forsiden til administrationsdelen.
- Du klikker i topmenuen på ikonet for Events (det er sjette ikon fra venstre). Dommermodulet viser nu oversigten over samtlige stævner og andre arrangementer, som vi har oprettet i Dommermodulet.
- Du finder linjen med dit stævne og klikker de tre prikker yderst til højre. der ligner en kuvert. Dommermodulet viser en drop-down-menu. Det fjerde menupunkt er "Send mail til de tilmeldte".
- Du trækker musen hen over menupunkt og klikker på "Send mail til de tilmeldte". Dommermodulet viser dig en skabelon og har allerede indsat dommerne som modtagere af mailen (se modtagerliste øverst i skabelonen).
- Du udfylder felterne i skabelonen og trykker på trykknap Send mail, når du vil sende mailen
- Hvis der en eller flere af dommerne, som ikke skal modtage mailen, så
- Klik på trykknap Modtagerliste. Dommermodulet viser en oversigt over dommere, der er tilmeldt til stævnet.
- Klik på papirkurven til højre for dommeren, som ikke skal modtage mailen. Dommermodulet fjerne de valgte dommerne fra modtagerlisten.
- Hvis du vil sende en testmail, så skal du angive en email i feltet Test e-mailadresse og trykker på trykknap Send testmail. Du kan være interesseret i at se din mail, inden den rammer dommerne. I det tilfælde skal du indsætte din egen email i feltet Test emailadresse.
- Når du har skrevet mail, trykker du på trykknap Send mail. Dommermodulet snurrer og viser en kvittering, der angiver hvor mange mails, som er sendt. Eventuelle dubletter er fjernet. Undlad at sende din mail som et nyhedsbrev, da dommere kan fravælge nyhedsbreve.
Hvis du fortryder din mail inden afsendelse vel og mærket, kan du altid trykke på trykknap Luk.
Hvis du vil se hvilke mails, som du har afsendt, så skal du se under ikonet Kommunikation (brev m.m.) i menubjælken. Dommermodulet viser en oversigt over samtlige afsendte mails. Find til mail og tryk på ikonet øje, der er nummer 2 fra højre, for se en kopi af din mail..